I REGLEMENT INTERIEUR (rôle des bénévoles, salarié, stagiaires…)

I Le Bureau

Elus par le CA (membres fondateurs :Il est composé de membres à vie : la Présidente Joëlle Meyrieux et le Trésorier Claude Meyrieux” qui président. La présidente et le trésorier prennent des décisions de la vie courante et les appliquent Il crée de nouveaux projets France et Vietnam. Il s’assure également la pérennité de toutes ces actions. La Présidente et le trésorier consacrent leur temps sur les décisions et le fonctionnement de toutes les activités et la gestion des commissions France et Vietnam. La Présidente complète les demandes de subventions, les rapports d’activités, bilan d’activités, budgets de toutes les structures après des rencontres régulières avec les partenaires sociaux et financiers.(Pour la commission FR, en concertation avec l’Animateur EPE)Des réunions avec différents Responsables bénévoles des structures existantes France et Vietnam selon l’action et les activités sont prévues régulièrement, devant aboutir à des décisions. Les contacts entre les différents membres de toutes les équipes locales Vietnamiennes des différentes actions et la Présidente sont quotidiens. Le Bureau élabore un travail de recherche et d'informations (adoption, habilitation, centres, dispensaires, actions…) Il étudie des propositions. des dossiers en vue d’obtenir des résultats déterminés souvent avec des partenaires bénévoles EPE qui se rendent régulièrement au Vietnam pour des études de besoins ou autres et les responsables EPE Vietnamiens. Il examine les listes des adhérents selon le choix (parrainage individuel, d’écoles, cotisations, autres actions…) de manière à pouvoir établir si elles sont conformes et les actualiser tous les mois. Il effectue le montant de chaque liste de parrainage (nom de l’enfant, nom du parrain, montant du don), puis de toutes les autres actions de chaque secteur tous les 2 mois, et transfère l’argent à des endroits dispersés au Vietnam. Il s’assure que chaque Responsable réceptionne l’argent (signature du responsable et des parents ou de la directrice de l’orphelinat) et que tout soit conforme à nos attentes. Il constitue également le véritable centre de gestion, de fonctionnement et de décisions au quotidien pour la commission France (locaux, rédactions, informations, documents officiels…)

Nous précisons que chaque membre a des droits et le Bureau se tient à leur disposition en toute confidentialité pour tout renseignement ou problème. En cas de décisions importantes, la Présidente peut faire appel aux dirigeants de droits du Conseil d'administration ou aux dirigeants de faits du Comité exécutif. Les décisions du Bureau ne peuvent pas être remises en cause.

II Conseil d’Administration

(Joëlle MEYRIEUX, Claude MEYRIEUX, Armand BETSCOUN) Membres fondateurs : Il est composé d'administrateurs : Dirigeants de droits élus par les membres pour 10ans lors des Assemblées générales. Excepté le premier conseil d’administration qui est généralement constitué par les membres fondateurs qui ne perdent jamais le titre de fondateurs et Administrateurs (membres du Conseil d’administration) qu’ils ont reçu à vie à la création de l’association. Ces Administrateurs sont chargés d’assurer le bon fonctionnement de l’association, de vérifier que les membres respectent les statuts et le règlement intérieur…..,l’application des décisions prises lors des assemblées générales et l’organisation des 6 manifestations (recherche de sponsors et de lots, sono, achats…) avec l’aide des équipes bénévoles membres actifs pour la préparation. Si la Présidente s’absente pour un motif déterminé qui risque de poser des problèmes au fonctionnement de l’association, elle jugera nécessaire de remettre une procuration à un membre du CA ou un membre du CE de son choix (qui à ce moment précis exercera sa fonction d’Adjoint provisoire) en travaillant avec le 2^ème membre du Bureau (Trésorier). La Présidente transmet les informations en cours, expose la situation et manifeste sa volonté et les dispositions à prendre dans un cas bien précis au membre adjoint. Elle informera les adhérents de cette décision. Le membre adjoint met à disposition ce qui a été prévu, décidé par la Présidente et le Bureau En cas d’absence de la Présidente, sans motif déterminé et sans procuration, le trésorier membre du Bureau exécutera seul les décisions du Bureau déjà mises en commun avec la Présidente (activité, fonctionnement…)

III Le COMITE EXECUTIF

Une cellule a été mise en place (sans membre) et nommé COMITE EXECUTIF

(Voté par l’Assemblée Générale)

Son contenu :

La Présidente est libre de définir le contenu du mode de fonctionnement du Comité Exécutif

En interne, sans le vote de L’Assemblée Générale, la Présidente choisit avec discernement des candidats pour une durée de 1an.

Les membres du bureau définissent la fonction de chaque candidat.

Il est rééligible chaque année par la Présidente.

Le membre du Comité exécutif peut cumuler une autre fonction que celle définit par le bureau mais il perd son titre de membre du Comité exécutif et remplit son rôle de bénévole actif.

1.MEMBRES DU COMITE EXECUTIF : 3 fonctions

(En interne, non élus par l’Assemblée Générale)

Seule, la Présidente a le pouvoir et la liberté de désigner un membre du Comité Exécutif. Il est désigné par la Présidente et approuvé (mis au courant) par l’AG pour une durée de 1 an. Après sa nomination, chaque année, la Présidente a le pouvoir de renouveler le mandat du membre du comité exécutif sans validation de l’AG. Il doit être obligatoirement membre responsable actif: - Le membre du Comité exécutif peut cumuler une autre fonction que celle définit par le bureau mais il perd son titre de membre du Comité exécutif et remplit son rôle de bénévole actif.

Le DIRIGEANT de Fait :(antenne hors département) Serge FAURE, Elisabeth FAURE, Anne-Marie FOURTOUL, Joëlle DESQUICK, Armand BETSCOUN, Didier CHAUX et Yvette CHAUX, Hubert JANNIN, Gérard LEREUIL) Il encadre une équipe de bénévoles, des opérations humanitaires .Il assure la correspondance d'une antenne située dans un autre département que celui du siège social. Les dirigeants de chaque antenne présentent un ensemble d'activités bien définies. Pour les autres activités, le dirigeant doit contacter le bureau.

COLLABORATRICES POLYVALENTES DE LA PRESIDENTE: Jocelyne MICHAUD, Houria KEBIR . Elle collabore conjointement, de façon confidentielle, avec la Présidente et coopère à l’exécution de différents programmes France ou Vietnam de la vie courante, ayant pour objet les services les meilleurs fondés sur la solidarité. Elle doit donner tous ses soins à la bonne marche de l’association dans le cadre et les limites de ses attributions telles qu’elles ont été définies par le Bureau. Elle doit être obligatoirement membre responsable actif. Seule, la Présidente a le pouvoir et la liberté de choisir sa collaboratrice. Pour une antenne dans le même département que celui du siège social il n'y a pas de dirigeant. De ce fait, La Présidente nommera un ou plusieurs Collaborateurs ou Collaboratrices Polyvalentes de la Présidente.

COORDINATEUR POLYVALENT DE LA PRESIDENTE : Cédric MEYRIEUX , Il tient la place de la Présidente et agit en son nom selon les consignes de cette dernière et en vertu d'un droit qu'il a reçu de sa part. La Présidente est informée et doit valider chaque décision du coordinateur. Le Coordinateur coordonne et contrôle les différentes actions humanitaires des équipes locales bénévoles ou Responsables bénévoles selon le plan de la Présidente pour une fin déterminée. Il apporte les renseignements sur le moment et le lieu où l'on peut trouver où joindre des personnes au Vietnam qui sont prêtes à coopérer à l'exécution d'un projet humanitaire. Il travaille essentiellement en collaboration avec la Présidente. En aucun cas, les membres Espoir Pour un Enfant ne peuvent le contacter directement sans l'accord de la Présidente. Il doit donner tous ses soins à la bonne marche de l’association dans le cadre et les limites de ses attributions telles qu’elles ont été définies par le Bureau. (Attention : si les consignes ou les lois établies par la Présidente données à un membre du comité exécutif ne sont pas respectées, Celui-ci est suspendu momentanément de ses fonctions)

RESPONSABLES DE L'ASSOCIATION reconnue au Niveau de la PACCOM pour les ACTIONS AU VIETNAM

- LE GIANG THI

IV. Membres RESPONSABLES Actifs : 16€/an/1bénévole (106 bénévoles actifs)

Le bénévole est obligatoirement membre actifs et devient membre Responsable actif, il est nommé officieusement après un entretien avec la Présidente mais ne signe aucun contrat et n’a aucun engagement vis à vis de l’association. Cependant, il doit signer un document engageant sa responsabilité sur le respect du Règlement intérieur et des consignes internes au sein des activités de l’association. Il doit respecter les décisions du Bureau et ne doit pas les contester. Les réunions des Responsables ne sont pas des réunions du CA, la décision finale appartient à la Présidente. Le Responsable peut se libérer de cette obligation morale, sans explication et sans préavis. De même, il peut être libéré de cette fonction de Responsable par le Bureau sans explication et sans préavis. Le responsable ne doit pas tenir des propos diffamatoires sur la gestion des membres du Bureau, du CA, CE(dirigeants antennes) et de l’Animateur (commission France) ainsi que tous agissements préjudiciables et critiques aux intérêts de l’association. De même, le membre adhérent ou le membre responsable actif ne doit pas tenir des propos diffamatoires à d’autres membres adhérents ou responsables actifs.

L’association s’appuie beaucoup sur l’engagement des bénévoles France et Vietnam (occasionnellement lors des manifestations mais également pour des études sur le terrain, ou dans les locaux…) qui s’investissent sans en attendre d’autre contrepartie qu’une satisfaction personnelle. Aucun responsable Actif ne doit témoigner d’un sentiment de supériorité ou exercer une certaine autorité. Nous demandons aux bénévoles (activités des locaux) dans la mesure du possible, les jours précis de la semaine dont ils disposent. La régularité est importante pour le planning et le bon fonctionnement de l’association, mais la famille reste une priorité..

· Le Responsable bénévole de la commission France seulement :

Il doit respecter les consignes de l’Animateur Il s’engage à conserver la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, sur le fonctionnement et le déroulement des activités ou manifestations qu’il pourra recueillir ainsi que la situation des membres adhérents L’Animateur prépare les activités pour qu’elles se déroulent dans les conditions les meilleures, les plus efficaces. De ce fait, Le Responsable travaille souvent en équipe et prend des responsabilités en organisant des activités manuelles ou intellectuelles en vue d’obtenir des résultats déterminés sous le contrôle de l’animateur ou de la Présidente Il ne peut pas intervenir sans la présence de l’Animateur. Il n’a aucun pouvoir décisionnaire, il aide l’Animateur à encadrer les jeunes ou intervenir auprès des familles. Il peut acheter du matériel (pour les activités) après un devis accepté par la Présidente et une facture remise au trésorier. Tous les bénévoles (sauf les membres du bureau) sont sous la Responsabilité et l’autorité de l’Animateur salarié.

· Le Responsable de la commission Vietnam : Etude de besoin sur le terrain

Nos équipes locales au Vietnam proposent un projet. La Présidente se met en relation avec un ou plusieurs responsables qui se rendent au Vietnam. Le Responsable fait un effort intellectuel pour acquérir des connaissances orientées vers l’observation sur les conditions de vie d’un village ou autre…mais également étudier un projet (de constructions, des équipements…, des achats, des interventions…) ou sur l’évolution d’un projet déjà existant en vue de porter un jugement d’appréciation sans imposer leur décision. Il considère avec une attention suivie en examinant, en contrôlant, en surveillant pour en faire ressortir les qualités et les défauts ainsi que les réels besoins à la Présidente. Après cette étude, la Présidente peut donner son accord pour la réalisation d’un projet ou la continuité d’un projet déjà existant. Le bénévole ne doit faire aucune proposition et promesse avec nos partenaires ou autres au Vietnam, seule la Présidente a ce pouvoir. Le Responsable travaille toujours en collaboration avec la Présidente. Le Coordinateur met en relation le responsable et l’équipe locale sous le contrôle de la Présidente. Chaque année, en partenariat avec les 6 équipes locales de responsables parrainage, le responsable ou les responsables réalisent des enquêtes sur la situation familiale de chaque enfant parrainé.

V. ANIMATEUR

Mounir ADJILI : Responsable des bénévoles (sauf les membres du bureau et du CA), des activités...de la commission France. Il est salarié de l’association , Il s’engage à prendre connaissance dans les moindres détails des articles du règlement intérieur, de son contrat et de les respecter impérativement. L’animateur est sous l’autorité des membres du Bureau et exécute seulement les décisions des membres du Bureau. Il doit informer les membres du Bureau de ses déplacements, de toutes ses décisions, de tous les problèmes rencontrés dans l’association. S’il est convoqué par un service ou une personne extérieure, il doit en informer le Bureau qui prend la décision. Il doit consacrer tout son temps de travail et donner tous ses soins à la bonne marche de l’association dans le cadre et les limites de ses attributions telles qu’elles ont été définies par le Bureau. Il s’engage à conserver la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements qu’il pourra recueillir ainsi que la situation des membres adhérents dont les dossiers doivent rester confidentiels. Il devra avertir le Bureau de toute absence pour maladie ou accident qui devra être justifiée par un certificat médical. Nous travaillons en partenariat avec d’autres structures qui n’ont aucun pouvoir décisionnaire sur notre animateur, les bénévoles et l’association. Seule, la Présidente ou le Bureau est décisionnaire. L’animateur ne doit pas confier les enfants à des membres bénévoles ou responsables bénévoles. Les bénévoles responsables sont sous sa responsabilité. L’Animateur organise régulièrement une réunion avec les bénévoles. Il doit informer la Présidente, le jour d’un renouvellement ou d’une nouvelle inscription.

Il doit s’assurer que la famille ou le jeune signe l’extrait du règlement intérieur, complète la fiche de renseignements, règle la cotisation avant son adhésion.(Les membres du Bureau peuvent également inscrire les familles ou les jeunes). La Présidente signe les documents officiels de chaque famille adhérente et donne son accord final après une étude du dossier. L’animateur doit réactualiser les listes d’adhérents mais également apporter les fiches de présence, de problèmes rencontrés à la Présidente en fin de semaine. .Il doit veiller à ce que ses décisions et celles des membres du bureau ne soient pas critiquées et contestées. Il remet un engagement (coupon d'adhésion idem) à signer à chaque bénévole. Des échanges de paroles (arguments, reproches, insultes, critiques) entre bénévoles qui s’opposent sont strictement interdit. L’animateur ou un des membres du bureau présent y mettra fin immédiatement. Néanmoins, séparé des autres bénévoles, l’Animateur (Responsable des Bénévoles, des adhérents bénéficiaires et des activités) se tiendra à la disposition du bénévole mécontent en tout confidentialité pour écouter ses arguments. Il tiendra informé la Présidente. L’animateur achète du matériel après un devis accepté par la Présidente et une facture remise au trésorier. Le Trésorier remet tous les mois son salaire à l’animateur et s’occupe du paiement de toutes ses charges sociales…

II RÈGLEMENT INTÉRIEUR de L’ASSOCIATION

Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’association.

Article 1

Ce règlement intérieur concerne les droits et les obligations des membres de l’organisation interne de l’association. Il ne doit absolument pas être contesté par les membres actifs ou adhérents. Pour faire partie de l’association, il faut en faire la demande et être agréé par le bureau qui statue. Ne fait pas preuve de l'acquisition de la qualité de membre, le paiement de la cotisation par virement automatique sans l'agrément et le consentement écrits et signés des membres du bureau. Le renouvellement de l'adhésion se fait au plus tard le 31 janvier de l'année civile en cours.

Chaque année civile, l’ancien adhérent doit solliciter le renouvellement de son adhésion, pour l’année suivante, aux membres du Bureau. Cette reconduction est alors laissée au libre choix du Bureau. Si l'adhérent déménage ou change son numéro de téléphone, il est indispensable de contacter le bureau du siège social pour lui fournir ces nouvelles informations.

Article 2

1) Discipline de l’association

Nous précisons qu’une sanction ou une exclusion peut-être prononcée pour tout motif grave laissé à l’appréciation du Bureau :

- le fait de converser et d’échanger au cours d’une conversation toutes sortes de propos religieux, politique, xénophobe … au sein de l’association

- le fait de tenir des propos diffamatoires en public sur la gestion de la Présidente, des membres du Bureau, des membres du Conseil d’Administration et des membres du Conseil Exécutif.

- toutes malversations à des fins personnelles

- tous agissements préjudiciables aux intérêts de l’association.

2) Exclusion

- non-paiement de la cotisation (année civile)

- la démission - radiation

- infraction aux règles imposées par les statuts et le règlement intérieur.

En cas de litige, la Présidente peut décider de suspendre momentanément les fonctions d'un membre bénévole :

- toutes activités au sein de l'association et toutes interventions auprès des lieux publics au nom d'Espoir pour un Enfant

- courriers et méls adressés aux membres de l'association seront interdits jusqu'à ce que le litige soit débattu.

Les listes des adhérents sont confidentielles, il est interdit de les vendre et de les utiliser à des fins personnelles.

Article 3

Membres Fondateurs : préservent leurs droits privilégiés sur l’évolution et les décisions de l’association, ils ont un droit de vote et de participation à l’AG.

Ils gardent une place en tant qu’Adjoints et administrateurs à vie ayant tout pouvoir quant à l’avenir et les décisions de l’Association.

Les fondateurs restent indéfiniment liés à l’association et ne perdent jamais le titre de fondateur et d'administrateurs (membres du conseil d’Administration) qu’ils ont reçu à vie à la création de l’association.

Membres Actifs : ils participent aux activités ou souhaitent être électeurs et éligibles et portent intérêt à l’association.

Membres Adhérents et Honneurs : ils souhaitent être adhérents mais ne souhaitent ni participer, ni voter le jour de l’AG. Par contre, ils seront informés et recevront un compte-rendu de L’AG et le budget.

Tous les membres ont également la possibilité de poser des questions en écrivant à la Présidente au moins 7 jours avant l’AG. Le jour de l’AG, la Présidente répondra aux questions.

Article 3 bis :

les enfants des membres

Les enfants d'un couple de membres (2) "qui vivent sous le même toit" sont automatiquement membres adhérents mais ne sont ni électeurs, ni éligibles

Un seul membre du couple (2) qui s'est acquitté de sa cotisation, ses enfants sont adhérents mais ne sont ni électeurs, ni éligibles (Attention : le conjoint qui n'est pas adhérent.)

Une personne célibataire est adhérente, ses enfants qui vivent "sous le même toit" sont adhérents mais ne sont ni électeurs, ni éligibles.

Article 4

Tous les membres actifs à jour de cotisation sont invités à l’AG.

Lors de ces assemblées générales, les administrateurs informent les adhérents des résultats et des projets de l’association. Les membres actifs présents sont invités à débattre seulement des questions à l’ordre du jour et à voter les décisions et le budget. Seul un membre actif peut en représenter un autre. Il doit obligatoirement être muni d'une procuration et des consignes de vote signé sur la personne absente qu'il représente.

Les questions non inscrites à l’ordre du jour peuvent être acceptées si un courrier est envoyé au moins 7 jours avant l’AG.

Article 5

Élection d’un nouveau membre du Conseil d’Administration :

Les membres du CA décident après réflexion de proposer un nouveau membre.

Il doit s’investir obligatoirement sur le fonctionnement des 2 commissions France et Vietnam. Il faut obtenir l’acceptation de tous les membres du Conseil d’administration. Plusieurs candidatures peuvent être envisagées. Une candidature sera élue par les membres Actifs lors d’une assemblée Générale.

Article 6

Le reçu pour les impôts n’est pas envoyé automatiquement.

En fin d’année, le CA envoie un document “questionnaire reçu cerfa” à tous les membres.

Si un membre souhaite recevoir un reçu pour les impôts, il faut qu’il complète ce questionnaire et nous le retourne le plus rapidement possible au Bureau du siège social. Après vérification, un reçu lui sera envoyé. Il est essentiel de ne pas attendre le dernier moment. Attention, la cotisation n’est pas déductible des impôts.

Article 7

COMMISSION VIETNAM

1) Parrainage

Il faut obligatoirement être membre pour parrainer un enfant.

Le Parrainage s’inscrit dans la durée.

Les parrains français assurent par leur contribution de 16€/mois

(2€frais de fonctionnement) :

- La scolarisation

- La cantine (si possible)

- Les soins de l’enfant très pauvre dans le besoin.

Si l'adhésion n'est pas renouvelée chaque année, le parrainage sera malheureusement interrompu.

L’association ne peut pas assumer financièrement le montant du parrainage, selon nos statuts c’est un contrat financier entre les parrains et l’enfant parrainé.

Il est donc essentiel pour le bon fonctionnement que les parrains payent régulièrement et évitent 3 à 4 mois de retard.

Les contributions sont transmises aux Équipes Locales qui se chargent du suivi et participent à l’envoi de nouvelles des enfants. Il s’agit plus qu’un engagement à envoyer régulièrement une somme qui permette à un enfant de grandir, de se scolariser, de se former et de devenir un adulte.

L’esprit qui préside à un parrainage revêt également une grande importance : laisser l’enfant dans sa culture d’origine, pourvoir à sa nourriture, sa santé, sa formation.

Les courriers parrainage sont rédigés, traduits à la demande.

Les échanges de courriers (Traducteurs : France - Vietnam) créent des liens d’amitiés profonds.

L’enfant ou son responsable doit écrire à ses parrains environ 3 courriers par an (plus petit : un dessin), pour certains qui vivent très loin 2 courriers.

Le nombre d’enfants parrainés est trop important pour vérifier la régularité des courriers.

De plus, le coût financier serait trop important et nécessiterait une augmentation du montant du parrainage.

Nos membres responsables en France et au Vietnam sont totalement bénévoles, ils fournissent un travail énorme.

Certains frais des Responsables Vietnamiens sont pris en charge par l’association.

En cas de déménagement, nous demandons aux parrains de communiquer leur nouvelle adresse et numéro de téléphone au bureau du siège social.

Il ne faut jamais demander à un enfant ce qu’il désire ou donner vos limites sur le prix du cadeau.

Vous vous engagez à parrainer un enfant durant toute la durée de sa scolarité (sauf si la situation familiale s'est améliorée).

Toutefois si vous rencontrez un problème financier, veuillez nous contacter rapidement afin de trouver d’autres parrains dans les plus brefs délais, ce qui n’est pas toujours évident.

Nous travaillons d’une manière suivie, avec beaucoup d’efforts pour obtenir un résultat utile avec des personnes dévouées, bénévoles et sérieuses, mais un problème peut toujours survenir.

Si vous le rencontrez, veuillez avoir la gentillesse de nous contacter.

Ne laissez jamais envenimer la situation.

Si vous souhaitez vous rendre au Vietnam et rencontrer votre filleul, contactez la Présidente qui est la seule à connaître toutes les listes des enfants parrainés de différents responsables vietnamiens et vous mettre en contact sur place.

Si vous souhaitez poser des questions sur le parrainage (qui impliquent des difficultés et donnent lieu à discussion), n’hésitez pas à écrire ou téléphoner aux membres du bureau du siège social, Ils se feront une joie de vous répondre et faire de leur mieux pour vous satisfaire (personne habilitée : Joëlle Meyrieux).

Si vous connaissez une personne (membre EPE ou pas) qui se rend au Vietnam et que vous souhaitez qu'elle rencontre votre filleul. Elle ne peut pas contacter directement nos différents responsables EPE parrainage sur place ou remettre directement de l'argent à la famille de l'enfant parrainé. Il est indispensable de contacter la Présidente pour éviter toutes malversations. Attention, elle est la seule personne habilitée.

Chaque année, une enquête sur la situation familiale de l'enfant est réalisée par différentes équipes françaises et vietnamiennes. Si la situation familiale de l'enfant s'est améliorée, nous contactons les parrains afin d'interrompre le parrainage ou proposer un autre enfant à parrainer. Toutefois, les contacts ne seront pas interrompus. Merci de votre compréhension sur le vrai but de l'association.

2) Toutes actions

Seule la Présidente est habilitée pour vous donner toutes les informations concernant toutes les actions au Vietnam.

Parrainage d’écoles et de projets et bourses : aucune correspondance directe. Informations dans les plaquettes «Projets et Objectifs».

3) Aide à l’adoption directe

Voir statuts ou plaquette «Commission Vietnam»

Attention seule personne habilitée : Joëlle MEYRIEUX

Une sanction ou une exclusion peut-être prononcée pour non respect de cette clause. Elle est la seule personne qui peut accepter d’aider à constituer un dossier d’adoption, vous informer sur toutes les situations difficiles que comporte l’adoption, vous fournir toutes les informations pratiques et juridiques. Cette aide est totalement gratuite et les frais de fonctionnement sont pris en charge par l’association pour éviter toutes malversations. Si l’association doit rappeler une personne sur un n° de portable, il serait convenable de rappeler aussitôt l’association pour éviter des frais téléphoniques trop importants. Attention, l’association n’est pas une œuvre d’adoption. Du fait que les candidats à l'adoption ne paient pas leur frais de fonctionnement (aide totalement gratuite), ils s'engagent obligatoirement à acheminer gratuitement des fournitures (minimum 10 kilogrammes par personne par vol, 15 kg pour un couple par vol) destinés aux responsables EPE (4 Vols aller et retour); ils seront informés par la Présidente du poids avant leur départ.

Article 8

COMMISSION FRANCE

Lutter contre le sentiment de misère, d’isolement, d’exclusion, d’insécurité, de violence.

Responsables : le bureau Joëlle et Claude

Animateur : Mounir ADJILI

Locaux

Règlements dans les locaux

Les personnes autorisées à demeurer dans ces locaux au moment de l’activité sont celles qui remplissent la fonction au titre d’animateur Espoir pour un Enfant et bénévoles Espoir pour un Enfant ainsi que les enfants adhérents à cette activité. Ils sont sous la responsabilité de notre animateur. Tous travaillent en équipe et prennent des responsabilités en organisant des activités manuelles ou intellectuelles en vue d’obtenir des résultats déterminés sous le contrôle de la Présidente. (Cette close est doit être respectée impérativement afin d’éviter de mettre l’équipe de Responsables Espoir pour un Enfant dans une situation embarrassante.)

Espoir pour un enfant est une association privée, les avis et les entretiens entre les dirigeants et responsables restent confidentiels.

La Présidente est la seule personne habilitée à fournir des informations sur le fonctionnement et les décisions....si éventuellement elles ne sont pas confidentielles au siège social de l’association Espoir Pour un Enfant à Vernaison.

Pour une visite exceptionnelle, seule la Présidente peut donner son consentement

Adhésion Commission FR

Membre adhérent de la commission France sous conditions sociales : 2€/an/pour tous les membres de la même famille/pour toutes les activités sauf le Club de quartier 2^ème groupe.

Le membre adhérent doit obligatoirement, compléter sa fiche de renseignements, signer l’extrait du règlement intérieur.

Tous les membres de la famille bénéficient des activités que propose l'association sauf l'activité Club de Quartier 2^ème groupe.

Toute la famille inscrite peut bénéficier des prêts divers. Ceux-ci doivent être restitués en bon état après un temps déterminé.

Membre adhérent de la commission France sans condition sociale : pour un adhérent et selon la catégorie

Le membre adhérent doit obligatoirement, compléter sa fiche de renseignements, signer l’extrait du règlement intérieur.

L’adhérent peut bénéficier de certaines activités de la Commission France

ATTENTION : Chaque année civile (entre septembre et janvier), l’ancien adhérent doit solliciter le renouvellement de son adhésion, pour l’année suivante, aux membres du Bureau.

Le renouvellement de l'adhésion se fait au plus tard le 31 janvier de l'année civile en cours. A la limite, nous suggérons que quelques réinscriptions, pour un ensemble de circonstances dans lesquelles une famille se trouve, soient tolérées après accord de la Présidente. Cette date passée, les familles devront patienter janvier de l'année suivante pour prétendre à une nouvelle inscription et bénéficier des services de l'association toute l'année et de l'arbre de Noël, pour agir en conformité avec le but et les principes de l'association.

Pour les nouveaux adhérents, les inscriptions se font toute l'année.

Une sanction peut-être prononcée : le fait que les membres adhérents bénéficiaires expriment sous une forme agressive des divergences sur l’action du groupement en les accompagnants de critiques mettant en cause l’intégrité des Membres Responsables actifs et de l’animateur au moment de l'activité.

Il est important pour les familles membres adhérents de respecter le matériel et le local.

Si une famille adhérente déménage, ou si sa situation familiale change (naissance, départ d'un enfant du foyer, prise en charge d'un adulte dépendant …) elle est dans l'obligation d'envoyer un courrier à la Présidente, au siège social, afin de l'informer de ces modifications. Il ne sera fait aucun changement de situation dans nos fichiers, par l'entremise d'une autre personne.

Le membre adhérent ne peut être membre Responsable actif. S’il souhaite aider les bénévoles sans prendre aucune responsabilité et dans ce cas bien précis, la Présidente doit être informée et donner son accord.

Activité : CLUB DE QUARTIER : 6€/an/Adhérent (en cas de problème, personne habilitée : Joëlle MEYRIEUX)

Toutes les personnes qui fréquentent la salle doivent être membres de l’association ESPOIR POUR UN ENFANT et participer moralement et physiquement aux activités de l’association.

La personne qui est adhérente complète sa fiche de renseignements mais ne peut bénéficier des activités qu’après le règlement de sa cotisation et la signature de l’extrait du règlement intérieur.

En aucun cas, la personne ne peut bénéficier des autres activités de la Commission France.

Pour des raisons de sécurité, le local est prévu pour 25 personnes âgées de 15 à 25 ans.

Il est important :

- de respecter le matériel et le local,

- de ranger et nettoyer le local,

- de ne pas provoquer un trouble de voisinage.

La présence de l’animateur est impérative aux heures d’ouverture du local Jeunes.

- 1^er groupe (15-18 ans) : les lundis et vendredis de 17h à 19h

- 2^ème groupe (18-25 ans) : les lundis, et vendredis de 19 h à 22 h - les mercredis de 20h à 22h - les jeudis de 14h à 18h.

Le planning d’ouverture peut-être modifié avec l’accord de la présidente.

L’alcool, les drogues, le tabac ou toutes substances illégales sont strictement interdits.

Les chiens et autres animaux sont strictement interdits, ils ne peuvent pas accéder à la salle.

C’est un lieu :

- de rencontre,

- de dialogue,

- de jeux,

pour organiser des activités.

Les soirées, l’Animateur peut contacter des intervenants sur des thèmes que les jeunes auront choisit ou des jeux,

mais également des après midis où des outils sont mis à leur disposition pour réaliser un curriculum vitæ, une lettre d’embauche…ou une aide particulière AAS

Attention : les jeunes du 1^er groupe (mineurs) sont sous la responsabilité de l’animateur pendant la durée de l’activité.

Activités : Foot cool, Mercredi après-midi, Mercredi en soirée, Parole et Danse, club de quartier 1^er groupe :

Tous les jeunes qui participent à ces activités doivent être membres de l’association ESPOIR POUR UN ENFANT.

Le jeune qui est adhérent complète sa fiche de renseignement mais ne peut bénéficier des activités qu’après le règlement de sa cotisation et la signature de ses parents ou tuteurs légaux de l’extrait du règlement intérieur.

Les activités que proposent l’association ont lieu soient au local Jeunes, local familles, Gymnase ou à l’extérieur occasionnellement.

Le jeune est soumis à un engagement sur la durée de l’activité qui est proposée. Il est essentiel de respecter les horaires pour le bon fonctionnement de l’animation.

Si le jeune souhaite partir avant la fin de l’animation :

- soit les parents nous en informent par courrier,

- soit les parents le récupèrent au local.

Trajets des membres adhérents : l’association décline toute responsabilité des trajets (aller et retour) du jeune. Seuls les Parents sont responsables des trajets de leur enfant.

Les jeunes sont sous la responsabilité de notre animateur au moment de l’activité. Il est strictement interdit de confier les enfants à des bénévoles sans la présence de l’animateur (Cette clause doit être respectée impérativement par l’animateur).

Il est essentiel que le jeune respecte l’animateur et les bénévoles et exécutent les consignes données.

Il est impératif que le jeune respecte le matériel d’Espoir pour un Enfant et le local mis à notre disposition par la municipalité.

Activité :PAROLE ET DANSE (en cas de problème, personne habilitée : Joëlle MEYRIEUX)

Les Paroles et la Danse ont été crées par et dans la rue…les jeunes racontent la violence, le racisme, l’inégalité et l’irrespect par la parole mais également la rigueur, la discipline, la technique concernant la concentration sur un mouvement de danse : le jeudi de 17h à 19h au local jeunes.

Activité : FOOT COOL (en cas de problème, personne habilitée : Joëlle MEYRIEUX)

Beaucoup de jeunes aiment jouer au football, mais ne s’intègrent pas dans un Club. L’association mobilise les énergies de ces jeunes dans le football sans niveau et sans enjeu en vue d’obtenir des résultats déterminés sous le contrôle de la Présidente : le mardi de 17h à 19h au Gymnase de Vernaison

Activités : MERCREDI Après-midi ou en soirée (en cas de problème, personne habilitée : Joëlle MEYRIEUX)

L’association propose des activités le mercredi après-midi : 1^er groupe de 14h à 15h - 2^ème groupe de 15h à 16h au local Familles - 3^ème groupe de 18h à 20h au local Jeunes.

Vos enfants ont la possibilité de participer à l'activité soutien scolaire avec la mairie mais attention, les enfants qui sont sous la Responsabilité de la Mairie de 14h à 15h et de 15h à 16h n’engagent pas la responsabilité de l’association ESPOIR POUR UN ENFANT.

Toutes les personnes extérieures sans exception ne devront pas troubler le fonctionnement de l’activité du mercredi après-midi. (sauf en cas d’urgence : Pompiers…..). C’est un lieu privé et les visites même amicales ne sont pas admises.

Activité : club internet (ados, jeunes)

Activités FAMILLES (en cas de problème, personne habilitée : Joëlle MEYRIEUX)

Pour ces activités, différents membres se côtoient et versent une cotisation d’un montant différent selon la catégorie dans laquelle ils sont inscrits :

A.JOUJOUTHEQUE (en cas de problème, personne habilitée : Joëlle MEYRIEUX)

Pour bénéficier des services que propose la Joujouthèque, il faut être adhérent de l’association ESPOIR POUR UN ENFANT.

L’enfant est adhérent et ne peut bénéficier des activités qu’après le règlement de sa cotisation et la signature de ses parents ou tuteurs légaux de l’extrait du règlement intérieur.

L’activité Joujouthèque que propose l’association a lieu le mercredi de 16h30 à 18h au local Familles

Les enfants en dessous de 7 ans devront être accompagnés par un adulte sinon, ils seront refusés à l’entrée. Nous ne sommes pas responsables de vos enfants de tous âges.

La joujouthèque n’est pas une garderie. Les trajets (local Familles aller/retour) sont également sous la responsabilité des parents.

Une caution de 2 € par enfant est à verser à l’inscription à la joujouthèque .La caution est une somme versée pour servir de garantie. Elle est exigée lors de l’inscription et valable toute l’année. Si un jeu ou un jouet n’est pas rendu en état, elle peut être gardée partiellement ou en totalité par l’association et vous serez tenu de payer à nouveau ou compléter le montant de la caution pour continuer à emprunter des jeux ou jouets. La caution peut être rendue à n’importe quel moment, mais vous ne pourrez plus bénéficier des services que propose la joujouthèque.

Si le jeu ou le jouet est détérioré par votre enfant, il doit être impérativement rapporté, quel que soit son état.

Si l'enfant égare le jeu ou le jouet prêté, les parents seront contraints par l'obligation d'acheter le même jeu ou jouet ou un autre semblable. Si toutefois, ces 2 clauses ne sont pas respectées, il ne bénéficiera plus de cette activité.

Les prêts sont limités à 1 jeu ou jouet par enfant pour une même période. La durée du prêt est de 2 semaines maximum. Si ce délai n’est pas respecté, vous recevrez un avertissement. Après 3 avertissements, vous perdez votre caution et êtes exclu de l’activité.

Le prêt du jeu ou du jouet est sous l’entière responsabilité des parents. Si le jeu ou le jouet contient des piles, elles devront être dans le jeu lors de son retour. Les Responsables de l’association signent la carte du jeu ou jouet lorsqu’ils le remettent à l’emprunteur.

Lorsque ce dernier ramène le jeu ou jouet il est tenu de signer cette même carte après vérification par les responsables.

B.ACCUEIL VESTIAIRE Familles (Accueil : sans distinction de situation financière)

Accueillir sans distinction d’origine, de situation financière, toute personne isolée en recherche d’une quête de sens, d’épanouissement.

Chaque adhérent qui se présente au local pour la partie vestiaire, passera à son tour selon l'ordre d'arrivée, lorsque l'animateur ou le (la) Responsable bénévole l'invitera à venir en prononçant son nom. Merci d'adopter cette règle fondamentale et nécessaire afin d'éviter tout conflit et ainsi respecter la confidentialité des échanges avec chaque bénéficiaire.

L’accueil et le vestiaire se font les mardis de 9h à 12h et les vendredis de 14h à 17h.

L’ouverture du local se fera toujours en présence de l’animateur sauf cas exceptionnel après accord de la Présidente. Le planning d’ouverture peut-être modifié avec l’accord de la présidente.

Toutes les personnes qui fréquentent la salle (local Familles) et bénéficient des services de l’association doivent être membres de ESPOIR POUR UN ENFANT.

Il est strictement interdit de fumer, de boire de l’alcool, d’amener des animaux.

Le Local est un lieu d’accueil par des bénévoles membres responsables actifs autour d’un café, d’une boisson, mais également pour distribuer vêtements, jouets… (Mentionnés sur une carte) et organiser des moments festifs. Les membres adhérents doivent respecter le travail de rangement des bénévoles et ne prendre aucune initiative non autorisée par le règlement. L'association récupère du matériel de puériculture, ainsi que des vêtements de ski (combinaisons, gants, boots …). Il est prêté pour une durée déterminée et il est essentiel qu'il soit restitué propre et en état comme vous souhaiteriez le trouver en l'empruntant. Une caution est exigée pour tout prêt de matériel.

Par mesure de sécurité, le surplus (non stockés) de vêtements, jouets, matériel est remis à une autre association humanitaire adhérente EPE seulement après autorisation de la Présidente ou vendus (à prix dérisoire) à l’occasion d’une braderie (cette clause doit être respectée impérativement) au profit de nos actions.

Aucun membre ne peut faire du commerce dans les locaux sauf pour une manifestation organisée par l’association. Si une personne membre vient proposer des produits à vendre, elle risque des sanctions.

Les bénévoles et l’Animateur qui se consacrent à une activité au local doivent mentionner sur une fiche tous les problèmes rencontrés ce jour-là. L’animateur doit remettre cette fiche à la fin de la semaine au Bureau du siège social.

C. AIDE ADMINISTRATIVE, ECOUTE et ORIENTATION des personnes en difficulté

Nos services administratifs disposent bien souvent de moyens légaux et financiers suffisants pour sortir les familles, personnes âgées … en difficulté de la plupart des situations. Encore faut-il savoir que ces moyens existent et où s’adresser pour en bénéficier.

Cette aide se fait au siège social. Les bénévoles de l’association (en concertation avec notre Animateur) reçoivent, écoutent, conseillent en toute confidentialité et guident ces familles en collaboration avec nos partenaires sociaux dans

leur démarche volontaire pour se sortir de leurs difficultés et retrouver leur place au sein de la société.

D.ARBRE DE NOEL

L'Arbre de Noël organisé par l'association est avant tout un moment festif offert à tous les membres. L'association n'est pas liée par l'obligation d'offrir un arbre de Noël, ce n'est pas un dû. De nombreux bénévoles et partenaires se sont investis gratuitement pour la réussite de cette manifestation.

Seuls les adhérents à jour de cotisation, qui ont complété et retourné au local Familles ou au siège social, le coupon-réponse avant la date limite, seront invités à cette manifestation. Le Père Noël offre un jouet à plus de 180 enfants de l'association. Il n'est pas tolérable qu'une famille exige un vélo ou la liste des jouets pour choisir un cadeau. Un tel comportement est inadmissible et choquant. Seuls, les enfants jusqu'à l'âge de 10 ans maximum, adhérents de l'association et inscrits à l'Arbre de Noël recevront un jouet.

Article 9

- Le siège (toutes activités de la commission France et Vietnam)

Le siège est le lieu où se trouve la résidence officielle de l’association. Les membres de ce siège informent et interviennent sur toutes les activités France et Vietnam de l’association.

- Les antennes

De même que le siège, l’antenne est un lieu où l’on peut recueillir d’utiles informations d’ordre général sur l’association. L’antenne dépend du siège social de Vernaison. Elle est administrée et représentée par les membres du Bureau, du Conseil d’Administration du siège social, et des membres du Comité Exécutif de l’antenne.

Les dirigeants de chaque antenne informent et interviennent sur des activités bien précises de l’association.

Article 10

Le nom ESPOIR POUR UN ENFANT ainsi que son logo représentent l’association et lui sont propres :

ESPOIR POUR UN ENFANT, marque et logo déposés au Bulletin Officiel de la Propriété Industrielle n° 01/10 NL Vol.II du 9 mars 2001. Il ne peut être utilisé par ses membres, qu’en vue d’obtenir un résultat lié directement à une activité ou un projet des commissions France et Vietnam, sous le contrôle et l'accord de la Présidente.

En aucun cas, il ne peut être utilisé à des fins personnelles. Toute falsification est punie par la loi.

Article 11

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion…

Article 12

Ressources des Commissions France et Vietnam

Commission France

La Présidente consacre beaucoup de temps et d’énergie qui demandent un effort intellectuel toute l’année :

- Réunions régulières avec les partenaires sociaux et financiers

- Compléter des dossiers de demande de subvention de plusieurs partenaires pour toutes les structures mais grâce à ces subventions, nous disposons de moyens nécessaires aux structures de la Commission France pour exister

Commission Vietnam

Les ressources de la commission Vietnam proviennent essentiellement de dons et manifestations et quelques subventions très appréciées.

Article 13

Fournitures : achats après accord de la Présidente (facture à l’appui, devis si nécessaire).

Article 14

Le trésorier est membre du Centre Communal d’Action Sociale de Vernaison.

Article 15

Le CA organise toutes les manifestations et fait appel à :

- l’équipe animation Concert pour préparer le concert annuel de la commission Vietnam,

- l’équipe animation Kermesse pour préparer la Kermesse de la commission France,

- L’équipe animation Noël pour préparer l’arbre de Noël ou toute autre équipe …etc

Article 16

La Présidente signe des contrats avec des partenaires financiers et sociaux et engage l’association sur des clauses très strictes. En concertation avec l’animateur Mounir Adjili, elle complète les demandes de subventions, rapports et bilans d'activités et budgets prévisionnels pour chaque structure. De très nombreuses réunions sont prévues régulièrement entre les différentes équipes bénévoles et la Présidente selon l'action et les activités. Il est important que chaque membre comprenne la rigidité et l’exigence des dirigeants de droit sur la gestion et le fonctionnement de l’association. Lorsque l’association gère des fonds publics, les membres du bureau doivent répondre de l’utilisation. Nos comptes sont contrôlés au centime près. Les dons des membres n'appartiennent pas aux dirigeants mais à l'association (au profit des ses actions humanitaires …).

Article 17

ACTES DE CONVENTION

Signature d’un contrat en octobre 2003, sur le territoire vietnamien, entre une organisation du gouvernement vietnamien, les Hautes Autorités vietnamiennes et ESPOIR POUR UN ENFANT.

Nous intervenons sur Hochiminh, tous ses districts, villages … pour donner la chance à des enfants très pauvres à poursuivre des études, et édifier des écoles.

ESPOIR POUR UN ENFANT exécutera chaque année des subventions pour des programmes d’allocation de bourses pour ces enfants. Une ou plusieurs cérémonies seront célébrées par les autorités Vietnamiennes et l’organisation gouvernementale.

Une cérémonie officielle a été célébrée en notre honneur en octobre 2003 et les Autorités Vietnamiennes nous ont remis un tableau d’honneur et de félicitations en lettres d’or pour nos actions et le partenariat. De nombreux articles de presse nationale et internationale et un reportage à la télévision vietnamienne ont été édités à la suite de la signature de ce contrat, de la cérémonie et de la distribution des bourses

Une autre convention a été signée avec les autorités vietnamiennes de Soc Trang pour la construction d’un dispensaire de 3 bâtiments.

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Le règlement intérieur indique ce qui doit être fait et respecté impérativement dans un cas déterminé.

L'application des articles du règlement intérieur est nécessaire pour être membre de l'association.

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